รูปแบบการจัดออฟฟิศ ดูเหมือนจะไม่ใช่ประเด็นใหญ่โตอะไร แต่แท้จริงแล้ว การจัดเลย์เอาท์ของออฟฟิศต่างๆนั้น องค์กรชั้นนำต่างๆ คิดเสมือนเป็นหนึ่งกลยุทธ์สำคัญได้เลยทีเดียว โดยเฉพาะในปัจจุบันที่กิจการต้องการความคิดสร้างสรรค์อย่างต่อเนื่อง ดังนั้นการจัดแผนผังออฟฟิศจึงการเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ผู้บริารจึงต้องหันมา ใส่ใจมากขึ้น

ประเด็นการจัดวางออฟฟิศจึงเป็นที่นิยมอย่างมากในขณะนี้ ก็คือ การจัดวางเป็นคอกหรือที่เรียกกันอย่างไพเราะว่า “Cubicle” มี Partition ล้อมกรอบเพื่อให้พนักงานแต่ละท่านมีความเป็นส่วนตัวไม่ถูกรบกวนจากภายนอกและ มีสมาธิที่จะทำงานของตนให้ลุล่วง การจัดแบบนี้มุ่งอยู่บนความคิดที่ว่าต้องทำงานเงียบ อย่ามีใครมายุ่งหรือรบกวนสมาธิ เดี๋ยวจะทำงานได้ช้าลง

แต่จากผลการวิจัยพบว่า การจัดวางแบบนี้แม้จะทำให้เกิดความเงียบสงบในออฟฟิศแต่ก็ส่งผลต่อการสื่อสาร กัน เนื่องจากมักจะสกัดกั้นการพบปะหน้าตาไม่ส่งเสริมการสร้างสัมพันธ์อันดีต่อ กัน ลดการปฏิสัมพันธ์ภายในกิจการ การสื่อสารข้อมูลซึ่งกันและกันและระหว่างเพื่อนร่วมงานก็น้อยลง รวมไปถึงการไว่วางใจก็ลดน้อยลงอย่างมาก

คงต้องไม่ลืมว่า การสื่อสารพูดคุยกันภายในกิจการมีความสำคัญไม่น้อยเลยทีเดียว เพราะนอกจากจะช่วยสร้างบรรยาการที่เป็นมิตรน่าอยู่ในที่ทำงาน ไม่ให้เงียบขรึมเย็นชาเหมือนห้องดับจิต ไม่ใช่แค่สร้างบรรยาการเท่านั้น แต่การสื่อสารกันมากขึ้น ก็ทำให้เข้าใจกันมากขึ้น อาจฟังดูคล้ายกับการโฆษณาโทรศัพท์มือถือยี่ห้อหนึ่ง แต่เป็นจริงที่ว่า หากไม่พูดคุยกันก็ไม่เข้าใจกัน โอกาสที่จะนำไปสู่การไม่เข้าใจกันก็มีมากขึ้น และไม่เป็นผลดีต่อการทำงานร่วมกันแลต่อไปในระยะยาว

ดังนั้นออฟฟิศแห่งอนาคต คือการจัดวางแบบลดระดับความเป็นสัดส่วนลงให้เหลือไม่มากนัก พอที่จะมีสมาธิในการทำงานได้ แต่ก็ยังกระตุ้นให้เกิดการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน อาทิ ที่กั้นระหว่างกัน ให้ลดระดับเหลือระหว่างสายตาและส่วนบนยังควรเป็นกระจก โปร่งใส เพื่อให้เกิด Eye Contact กันได้ ประเภทมองกันมาก-เข้าใจกันมากขึ้น และจะกระตุ้นให้เกิดความอยากที่จะพูดคุยกันด้วย

การมีที่ส่วนกลางสำหรับการพักผ่อนพูดคุยกันด้วย ตัวอย่าง ในบริษัทกูเกิล ที่ต้องการให้เกิดการสื่อสารกันมากขึ้น เพราะจะนำไปสู่การสร้างนวัตกรรมใหม่ในอนาคต โดยจะมีการจัดพื้นที่ส่วนกลางของออฟฟิศให้พนักงานได้พบปะนั่งพูดคุยกัน จิบกาแฟ เฮฮากัน อย่างน้อยสามสี่ครั้งต่อวัน โดยจัดเตรียมเครื่องดื่ม ของว่างของขบเคี้ยวไว้ให้พร้อมพรั่ง ต้องไม่ไกลเกินที่ทำงานของแต่ละคนเกิน 100 ฟุต นอกจากนี้ยังมีโต๊ะไว้ให้เล่นคลายเครียดระหว่างพักผ่อนอีกด้วย

กูเกิลยังมีห้องประชุมย่อย ๆ จัดเตรียมไว้กระจัดกระจายทั่วตึกซึ่งส่งเสริมให้พนักงานมาประชุมย่อยกันตลอด เวลา เพื่อปรึกษหารือระดมสมองในประเด็นที่ทีมงานของตัวเองเกี่ยวข้อง และแต่ละห้องจะมีการเชื่อมโยงกับไวไฟ อินเทอเน็ตไร้สายพรั่งพร้อม เพื่อเชื่อมต่อกับการทำงานสมัยใหม่ได้ทันที และทำให้การพูดคุยแลกเปลี่ยนความคิดเห็นระหว่างกันประหนึ่งเหมือนเป็น กิจวัตรที่ขาดไม่ได้ของกูเกิล

อีกกรณีหนึ่งของซิสโก้ ที่น่าสนในไม่แพ้กูเกิล โดยซิสโก้จะทลายคอกต่าง ๆ ที่สัดกั้นการสื่อสารระหว่างกันออกให้มากที่สุด  เนื่องจากได้ศึกษาว่าคอกแต่ละคอกนั้นมักจะว่างถึง 35% ของเวลาทั้งหมด จึงทำให้ใช้ได้ไม่คุ้มค่า เกิดจากพนักงานมักเชื่อมต่อกับเทคโนโลยีเพื่อที่จะทำงานนอกออฟฟิศอีกด้วย และเมื่อพวกเขาเข้าบริษัทก็มักจะเพื่อประชุมพูดคุยกันเสียมากกว่า

ดังนั้นจึงมีการปรับรูปแบบออฟฟิศให้เกิดการใช้งานให้คุ้มค่ามากขึ้น และตรงกับความต้องการของบริษัท โดยปรับคอกต่าง ๆ ให้กลายเป็นออฟฟิศที่ยืดหยุ่นให้ทุกคนเข้ามาใช้งานในพื้นที่นี้ได้ ซึ่งในแต่ละที่นั้งจะมีออดิโอ ไวไฟ ไอพีโฟน และเฟอร์นิเจอร์ที่จัดวางไว้พร้อม สำหรับพนักงานทุกคนเข้าไปใช้ตรงไหนก็ได้ รวมถึงยังกั้นด้วยผนังที่เป็นกระจกโปร่งใส นัยว่าหากไม่จำเป็นก็ไม่ต้องอยู่นาน ออกมาประชุมอภิปรายกันดีกว่า

พื้นที่ดังกล่าวยังสามารถที่จะปรับเปลี่ยนเป็นห้องประชุมขนาดเล็กได้ ภายในพริบตา เพื่อให้เกิดการกระตุ้นการประชุมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกันได้อย่าวรวดเร็ว โดยแต่ละห้องประชุมย่อยนั้นจะมีโต๊ะประชุมใหญ่ซึ่งพรั่งพร้อมด้วย สารพันเทคโนโลยีในการทำงานที่สามารถเชื่อมต่อได้อย่างเสรี ทั้งอินเตอร์เน็ต อินทราเน็ต ฯลฯรวมไปถึงเครื่องเขียนต่างๆ ที่ต้องใช้ และยังมีบอร์ดสำหรับใช้ในการประชุมต่างๆ อีกด้วย

อย่างไรก็ตามมิใช่ว่าทุกๆฝ่ายงานหรือทุกหน้าที่งานจะเหมือนกันไปหมด เนื่องจากแต่ละงานก็จะมีความต้องการและลักษณะงานที่แตกต่างกันไป เช่นงานขาย หรือการตลาด ต้องใช้เวลาอยู่ในออฟฟิศน้อยกว่างานที่ต้องนั่งโต๊ะทำงานอย่างบัญชี หรือวิศวกร ดังนั้นรูปแบบการปรับเปลี่ยนออฟฟิศนั้นอาจจะต้องพิจารณาความเหมาะสมของแต่ละ งานด้วย รวมไปถึงงานที่ต้องการความลับ ดังงานค้นคว่าวิเคราะห์การเงิน ก็ต้องมีความเป็นส่วนตัวสูง ขึ้นด้วยเช่นกันครับ การจัดวางออฟิศในลักษณะนี้ ก็คงต้องมี Partition สำหรับป้องกันการรั่วไหลมากกว่างานอื่น ๆ ด้วย

การจัดวางออฟฟิศเลย์เอาท์ เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือเท่านั้นในการกระตุ้นการสื่อสารความคิดสร้างสรรค์ และนวัตกรรม แต่สิ่งอื่นที่มีความสำคัญไม่แพ้กันก็คือ วัฒนธรรม ความเชื่อและประเพณีปฏิบัติที่คนในองค์กรยึดมั่นร่วมกัน ซึ่งหากทุกคนมีความเชื่อและเล็งเห็นถึงความสำคัญของการคิดสร้างสรรค์สิ่ง ใหม่ ๆ อยู่ตลอดเวลา  การจัดวางออฟฟิศก็ถือเป็นอีกหนึ่งช่องทางที่จะกระตุ้นให้เกิดการพัฒนามาก ขึ้น แต่หากทุกคนไม่ใส่ใจในเรื่องดังกล่าว ถึงแม้จะจัดออฟฟิศอย่างไร ก็คงยากที่จะกระตุ้นให้เกิดสิ่งเหล่านี้ได้

ดังนั้นผู้บริการต้องตอบโจทย์ขององค์กรของแต่ละท่านให้ได้ว่าที่แท้จริงแล้ว สิ่งใดเป็นประเด็นหลักที่กิจการต้องเร่งแก้ไขอย่างรวดเร็วทันทีทันใดครับ